La capacité de mener et de trouver des résolutions positives en ayant des conversations difficiles est un compétence de vie que chacun devrait se développer.
De nombreuses situations ne peuvent être résolues que par la volonté de s'engager dans des conversations difficiles, que ce soit au travail ou dans vos relations personnelles.
Demander un changement ou résoudre un problème peut provoquer des émotions passionnées si la conversation n'est pas bien gérée.
La personne peut être offensée ou avoir l'impression d'être injustement critiquée, ce qui l'amènera à réagir de manière défensive.
Cette attitude défensive est un obstacle majeur pour trouver une solution ou amener une personne à votre point de vue. Les gens en général arrête d'écouter quand ils commencent à se mettre en colère ou sur la défensive.
Le processus d’avoir une conversation difficile n’a pas besoin d’être compliqué. La base de la conversation commencera réellement avant que vous ne commenciez à parler.
Planifier la conversation
Une conversation difficile ne doit pas être une discussion passionnante lorsque les tensions ou les émotions sont vives.
comment savoir s'il n'est tout simplement pas en vous
Moins vous serez émotif lorsque vous aborderez la conversation, meilleurs seront les résultats que vous obtiendrez, car vous communiquerez avec un esprit clair.
Il est beaucoup plus facile de faire preuve d'empathie, de trouver un terrain d'entente et de trouver les bons mots lorsque vos émotions sont cool.
Prenez le temps de planifier la conversation, ce que vous devez dire et comment vous allez le dire.
La façon dont vous transmettez un message est tout aussi importante que la nature de ce message. La présentation affecte la façon dont un public perçoit et reçoit un message.
Répondre clairement aux questions suivantes vous aidera à planifier votre conversation.
Quel est le problème dont il faut discuter?
Énoncez clairement le problème d'une manière simple et concise afin que vous puissiez voir quel est le problème.
S'il y a plusieurs problèmes contribuant à un problème global, gardez chacun de ces éléments à l'esprit.
Quels facteurs influencent le problème?
Ce n’est pas toujours la faute d’une personne si un problème se pose. Parfois, des facteurs externes peuvent influencer ou causer un problème.
Considérez s'il y a des facteurs externes qui peuvent affecter la situation.
Quelle résolution souhaitez-vous atteindre?
Décidez à quoi ressemblera une résolution réussie du problème, ce que vous pouvez accepter et où vous pouvez faire des compromis si cela devient nécessaire.
Sachant cela vous aidera à guider la conversation d'une manière qui vous donnera les meilleures chances d'atteindre cette résolution.
Approche de la personne
Approcher la personne à qui vous devez parler peut être aussi simple que: «Hé, j'ai besoin de discuter du problème X avec toi. Quel serait le bon moment pour nous d'en parler? »
Cette approche simple et directe dit ce qui doit être dit tout en donnant à l'autre personne l'occasion de trouver son pied.
En leur demandant quel serait le bon moment pour eux, vous leur donnez l'opportunité d'être un participant actif plutôt que d'avoir la conversation forcée sur eux de manière inattendue.
Toutes les situations ne seront pas aussi simples et claires. Cela suppose que la personne à qui vous parlez est réceptive et réceptive à la conversation.
Si ce n'est pas le cas, cette suggestion ne fonctionnera probablement pas correctement.
Ils peuvent en profiter pour refuser ou reporter la conversation, ce qui vous dira qu'ils ne se soucient peut-être pas de trouver une solution et qu'une approche différente peut être nécessaire.
Une fois que vous avez défini une heure, vous pouvez réellement avoir la conversation.
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Avoir la conversation
La façon dont vous transmettez un message est très importante.
Vous voulez que l'autre personne soit réceptive à ce que vous avez à dire afin que vous puissiez trouver une solution au problème.
Le message que vous diffusez doit être clair pour que l’auditeur ne soit pas confus.
Comment tu fais ça?
Passer les plaisanteries et aller droit au but.
En supposant que vous ayez approché la personne au préalable, elle sait que vous allez avoir une conversation difficile et vous y serez mentalement préparée.
Soyez direct, allez droit au but. Il n’ya aucune raison d’alléger la conversation avec des éléments de remplissage inutiles comme de fausses plaisanteries et des «compliments de sandwiches».
Contrôlez vos émotions et restez calme pendant que vous parlez.
Un flot d'émotions hors de vous est susceptible de provoquer un flot d'émotions de la part de l'auditeur. La colère provoquera généralement la colère de l'auditeur, par exemple.
Faites attention à votre ton, aux mots que vous utilisez et aux émotions qui se manifestent dans votre communication.
Si vous vous sentez dépassé ou trop émotif , faites une pause de quelques secondes et rassemblez vos pensées.
L’émotion n’est pas toujours une mauvaise chose dans les conversations difficiles, mais elle est généralement plus nuisible qu’utile.
Clarifiez vos problèmes en utilisant des exemples directs.
Le moyen le plus simple pour vous de communiquer le problème consiste à utiliser des exemples directs et clairs de ce qui ne va pas.
Cela aide l'auditeur à comprendre comment il peut être responsable d'un problème et comment il peut changer son comportement pour le résoudre.
Évitez les accusations, pointer du doigt, blâmer et utiliser un langage absolu.
Cela peut être plus difficile à éviter qu'on ne le pense, en particulier si vous essayez de résoudre un problème personnel là où il y a réellement quelqu'un à blâmer pour quelque chose qui ne va pas.
Si vous pouvez éviter ces choses, vous aurez plus de chances de réussir à résoudre le problème.
Évitez définitivement un langage absolu comme «rien», «tout», «vous jamais» et «vous toujours».
Ces types de mots érodent la qualité de la conversation car ils ne reflètent pas la réalité. Personne ne fait toujours rien.
Donnez à l'autre personne l'occasion de s'exprimer et de poser des questions.
La capacité d'écoute est impérative. Si vous cherchez à trouver une solution à un problème, il peut y avoir d’autres facteurs au travail que vous n’aviez pas pris en compte ou dont vous n’aviez pas eu connaissance.
Une conversation est un échange entre des personnes. N'oubliez pas d'écouter ce que l'autre personne a à dire, de répondre à ses préoccupations et de tenir compte de son point de vue.
Ils ont peut-être déjà une solution ou des plans dont vous n'êtes pas au courant. Assurez-vous de bien comprendre la réponse de l’autre personne.
Donnez-leur la liberté de poser des questions pour qu'ils comprennent clairement votre point de vue.
Cela aide également l'autre personne à se sentir comme si elle faisait partie du processus de résolution de problème plutôt que de se sentir comme si une résolution lui était imposée.
Ne vous écartez pas du sujet traité.
Évitez de vous laisser distraire par le problème dont vous discutez ou de vous aventurer dans d'autres problèmes.
Cela transformera généralement la discussion en un combat déroutant, car les deux parties perdent de vue l'objectif principal et commencent à se laisser entraîner dans un état d'esprit d'attaque et de défense.
Restez concentré sur le sujet en cours.
N'ayez pas peur de faire une pause mutuelle dans une discussion.
Les conversations difficiles peuvent susciter des émotions intenses. Si vous ou l'autre personne avez besoin d'une petite pause, faites-en une.
Assurez-vous simplement que vous êtes tous les deux d'accord pour faire une pause et revenir sur le sujet. Vous ne voulez pas qu’une des parties utilise une pause comme moyen de faire dérailler ou de contrôler la conversation en mettant fin à la communication à un point vital.
Ne faites pas d'hypothèses sur la situation.
Essayez de garder un esprit ouvert à propos de la personne à qui vous parlez et de la situation que vous essayez de résoudre.
Cela vous aidera à sauver la face et à préserver votre propre image de personne raisonnable et résolvant les problèmes si vous vous trompez complètement sur une situation.
Cette perspective est importante car vous ne voulez pas avoir la réputation de quelqu'un avec qui il est difficile de trouver des solutions.
Les gens sont plus susceptibles de vous éviter que d'essayer de travailler avec vous pour trouver des solutions qui ne vous causeront que plus de problèmes à l'avenir.
Résoudre la conversation
La fin de la conversation doit clairement articuler ce qui doit se produire après la conversation.
Y a-t-il des objectifs particuliers à atteindre?
Les actions à entreprendre?
Des ponts à réparer?
Les personnes impliquées doivent-elles trouver ensemble une solution mutuellement avantageuse? Ou est-ce plutôt le problème d'une seule personne qui doit être résolu?
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À la fin, toutes les parties devraient avoir une idée claire de la manière dont elles vont progresser pour faire en sorte que le problème soit résolu et ne se reproduise plus.
Cependant, le message peut ne pas être bien reçu. À ce moment-là, vous saurez si vous devez commencer à faire d'autres plans ou modifications.
Vous pouvez contrôler la manière dont vous transmettez un message, mais vous ne pouvez pas contrôler ce que l’auditeur va ressentir ou y répondre.
Ces directives devraient vous rapprocher d'une résolution à l'amiable pour les conversations difficiles que vous aurez inévitablement dans votre vie.
